Qué deben explicar las empresas sobre los algoritmos y la inteligencia artificial que afectan al trabajo

El Real Decreto 723/2026 obligará desde el 5 de octubre de 2026 a informar por escrito a cada persona trabajadora sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones y, cuando se utilicen para decidir sobre sus condiciones de trabajo, sobre sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. La norma añade un derecho individual al deber de información que ya existía frente a la representación legal de la plantilla. Su alcance, sin embargo, debe medirse con precisión: no regula por completo la inteligencia artificial en el empleo ni autoriza por sí sola ninguna decisión automatizada.

El Boletín Oficial del Estado publicó el 15 de septiembre el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, que transpone parcialmente la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. La norma sustituye al Real Decreto 1659/1998 y desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores. Su contenido es mucho más amplio que la inteligencia artificial: revisa la información que la empresa debe entregar sobre salario, jornada, periodo de prueba, formación, igualdad, convenio colectivo, extinción y otros elementos esenciales de la relación laboral. La novedad tecnológica se concentra en el artículo 3.2.k).

La relevancia de ese inciso es indudable. Hasta ahora, el artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores reconocía al comité de empresa el derecho a conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que inciden en las condiciones de trabajo, el acceso y el mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles. El nuevo Real Decreto configura además una información individual, escrita y exigible en los plazos que establece. Ambos canales conviven y tienen destinatarios, momentos y ámbitos que no coinciden por completo.

 Las claves de la nueva obligación

Las relaciones laborales especiales quedan comprendidas en los términos de su normativa específica. Los capítulos III y IV establecen reglas propias para pescadores y gente de mar con independencia de la duración del contrato; esas disposiciones sectoriales no constituyen el núcleo de la nueva transparencia algorítmica.

Qué sistemas quedan comprendidos

El artículo 3.2.k) utiliza una fórmula deliberadamente amplia: sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. No limita la obligación a los sistemas que encajen en la definición de sistema de IA del Reglamento (UE) 2024/1689, ni a los clasificados como de alto riesgo, ni a decisiones adoptadas sin intervención humana. Por ello, pueden quedar incluidos modelos predictivos, motores de reglas, sistemas de puntuación, herramientas de optimización y otras automatizaciones que intervengan en decisiones laborales, aunque técnicamente no sean inteligencia artificial.

La empresa debe informar, en primer término, de la existencia del sistema. Además, debe explicar sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando se utilice para adoptar decisiones relativas a la determinación, fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo. La enumeración legal es ejemplificativa e incluye la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo y la extinción del contrato.

En la práctica, esta redacción comprende herramientas que elaboran cuadrantes, asignan rutas o tareas, calculan incentivos variables, puntúan productividad o calidad, recomiendan promociones, proponen cambios de centro o identifican candidaturas para una extinción. También puede alcanzar sistemas cuya salida no sea formalmente vinculante si esa salida condiciona de forma real la decisión humana. Una etiqueta contractual que describa la herramienta como mero apoyo no prevalece sobre su uso efectivo.

La información debe ser comprensible y concreta

El Real Decreto no impone por sí mismo la entrega del código fuente ni elimina la protección de los secretos empresariales. Sí exige una explicación útil de las pautas, criterios y reglas que permita entender cómo interviene el sistema en las decisiones laborales. Un inventario con el nombre comercial del producto o una frase genérica sobre el uso de tecnología difícilmente agotarán el deber cuando el sistema determine o modifique condiciones de trabajo.

La explicación debería identificar, al menos, la finalidad del sistema, las decisiones en las que participa, los datos o variables principales que considera, el modo en que pondera o aplica los criterios relevantes, el papel de la intervención humana y las consecuencias posibles para la persona. El grado de detalle deberá adecuarse a la complejidad y al impacto de la herramienta. Este contenido operativo es una recomendación interpretativa para satisfacer el estándar legal; el Real Decreto no contiene una plantilla cerrada.

Esa afirmación debe completarse con la disposición adicional primera. El Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través del Servicio Público de Empleo Estatal, pondrá a disposición de empresas y personas trabajadoras, en un plazo máximo de veinte días desde la publicación en el BOE, un modelo de documento informativo que recoja el contenido del artículo 3 y, cuando proceda, de los artículos 4 y 5. La puesta a disposición del modelo no condiciona la exigibilidad de las obligaciones, y su utilización tampoco las agota: el modelo ofrecerá una estructura común, pero la explicación de las pautas, criterios y reglas de un sistema concreto seguirá dependiendo de cada herramienta y de cada uso.

Hay otro dato jurídico relevante. El artículo 3.3 permite remitir a la ley, al reglamento o al convenio colectivo para determinadas materias, pero no incluye la letra k). La información algorítmica no puede darse por cumplida mediante una referencia genérica a una norma o al convenio. Debe proporcionarse de forma específica y por escrito.

Un derecho individual que no sustituye al derecho colectivo

El derecho individual del Real Decreto y el derecho colectivo del artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores se acumulan. Informar a la plantilla no libera de informar al comité de empresa, y entregar documentación al comité no equivale a que cada trabajador disponga de la información exigida por el artículo 3.

Esta diferencia aconseja evitar una lectura expansiva que el texto no sostiene. El Real Decreto no crea expresamente un derecho individual de información para toda persona candidata descartada durante un proceso de selección. Las herramientas de selección pueden quedar sometidas al Reglamento de Inteligencia Artificial, al RGPD y al derecho de información colectiva del Estatuto, pero el artículo 3 regula la información debida en el marco del contrato de trabajo.

Cuándo y cómo debe entregarse la información

Para las relaciones que comiencen desde la entrada en vigor, la información del artículo 3 debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral. Si ya consta completa en el contrato escrito que obra en poder de la persona trabajadora, no es necesario duplicarla. Si el contrato solo recoge una parte, la empresa debe completar el resto mediante uno o varios documentos escritos.

El soporte puede ser papel o electrónico, siempre que el documento sea accesible, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve prueba de la transmisión o de la recepción. Para personas con discapacidad o capacidad intelectual límite, la información debe ser accesible y comprensible. La obligación de conservar evidencia no es una recomendación de buena práctica: figura expresamente en el artículo 6.2.

Las modificaciones deben comunicarse por escrito lo antes posible y, como máximo, el día en que surtan efecto. Esta regla afecta también a cambios en la finalidad del sistema, en las variables relevantes o en sus reglas de decisión cuando alteren la información previamente entregada. La gestión del cambio tecnológico pasa así a formar parte de la gestión documental laboral.

El régimen transitorio y los treinta días hábiles

La disposición transitoria única aplica las nuevas obligaciones a las relaciones laborales vigentes el 5 de octubre de 2026, pero establece un mecanismo específico. La empresa deberá facilitar la información del artículo 3 a la persona trabajadora que la solicite dentro de los treinta días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, siempre que esa información no obre ya en su poder.

La misma regla alcanza la información sobre trabajo en el extranjero cuando la persona ya hubiera partido y las modificaciones producidas antes de la entrada en vigor. No existe, por tanto, un deber general de remitir de oficio y en bloque toda la nueva ficha informativa a cada relación preexistente. Sí es prudente tenerla preparada: una solicitud activa un plazo breve y puede requerir recopilar información técnica de varios proveedores.

Las modificaciones que se produzcan después del 5 de octubre no esperan a una solicitud ni disfrutan del plazo de treinta días. Deben notificarse conforme al artículo 7.3, lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio surta efecto. Confundir ambos regímenes puede provocar un incumplimiento aunque la empresa responda dentro de treinta días.

La relación con el Reglamento de Inteligencia Artificial

El preámbulo vincula la novedad con el Reglamento (UE) 2024/1689, en particular con sus artículos 2.11, 26.7, 26.11 y 86 y con el apartado 4.b) de su anexo III. La relación es complementaria, no de identidad. El Real Decreto impone transparencia contractual sobre sistemas algorítmicos o automatizados; el Reglamento europeo clasifica riesgos y establece obligaciones para proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA.

En el ámbito laboral, el anexo III considera de alto riesgo, con las precisiones y excepciones del artículo 6, los sistemas de IA destinados a contratar o seleccionar personas, filtrar solicitudes y evaluar candidaturas; adoptar decisiones que afecten a las condiciones de la relación laboral, la promoción o la terminación; asignar tareas a partir del comportamiento individual o de rasgos o características personales; y supervisar o evaluar el rendimiento y la conducta. Los sistemas que elaboran perfiles quedan sometidos a la clasificación de alto riesgo cuando encajan en los supuestos del anexo.

Cuando una empresa despliega un sistema de alto riesgo en el trabajo, el artículo 26 del Reglamento europeo le exige, entre otras medidas, utilizarlo conforme a las instrucciones, asignar supervisión humana a personas competentes, controlar su funcionamiento, conservar los registros que estén bajo su control e informar previamente a la representación de los trabajadores y a las personas afectadas de que estarán sujetas al sistema. Si el sistema adopta o ayuda a adoptar decisiones sobre personas, también deben cumplirse los deberes de información correspondientes. El artículo 86 reconoce además, en determinados casos, un derecho a obtener explicaciones claras y significativas sobre el papel del sistema de alto riesgo en una decisión con efectos jurídicos o significativamente adversos.

La clasificación no debe darse por supuesta. El artículo 6.3 del Reglamento contempla una excepción limitada para ciertos sistemas del anexo III que no presenten un riesgo significativo para la salud, la seguridad o los derechos fundamentales y no influyan materialmente en el resultado de la decisión. La empresa debe documentar su evaluación cuando invoque esa excepción. La elaboración de perfiles impide acogerse a ella.

La relación con el RGPD y las decisiones automatizadas

El deber laboral de información tampoco desplaza al Reglamento General de Protección de Datos. Si el sistema trata datos personales, la empresa debe contar con una base jurídica, respetar la finalidad y la minimización, informar sobre el tratamiento, garantizar la exactitud y aplicar protección de datos desde el diseño y por defecto. Cuando proceda una evaluación de impacto, deberá realizarse antes del tratamiento y actualizarse si cambia el riesgo.

El artículo 22 del RGPD protege frente a decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos o afecten de modo similar y significativo. Las excepciones son tasadas y llevan aparejadas salvaguardas. Entre ellas figuran la intervención humana, la posibilidad de expresar el propio punto de vista y la impugnación de la decisión. Una revisión meramente formal, realizada por quien no tiene competencia, información o libertad real para cambiar el resultado, no constituye una supervisión humana efectiva.

Los artículos 13, 14 y 15 del RGPD exigen, en los supuestos previstos, información significativa sobre la lógica aplicada y sobre la importancia y las consecuencias del tratamiento. El contenido de estas obligaciones no coincide exactamente con las pautas, criterios y reglas del Real Decreto, pero la documentación debe ser coherente. Una ficha laboral que contradiga el registro de actividades, la evaluación de impacto o las instrucciones del proveedor revelaría un problema de gobernanza y posiblemente de licitud.

Impacto en igualdad, prevención de riesgos y derechos fundamentales

La transparencia no sanea un sistema discriminatorio. Los criterios y datos utilizados pueden generar discriminación directa o indirecta por sexo, edad, discapacidad, origen racial o étnico, orientación sexual u otras circunstancias protegidas. Las empresas deben analizar resultados y no solo variables declaradas, porque una variable aparentemente neutra puede funcionar como proxy de una categoría protegida. Los planes de igualdad y las obligaciones retributivas aportan controles adicionales cuando el sistema interviene en salarios, promociones o selección.

La gestión algorítmica también puede incidir en la carga de trabajo, la autonomía, la vigilancia y los ritmos. Estos efectos deben integrarse, cuando proceda, en la evaluación preventiva y en la planificación de medidas conforme a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, especialmente respecto de los riesgos psicosociales. Esta exigencia no nace del Real Decreto 723/2026, pero su cumplimiento no puede aislarse del deber general de protección empresarial.

Algunos usos quedan directamente prohibidos por el Reglamento de Inteligencia Artificial. Destaca el reconocimiento de emociones en el lugar de trabajo, salvo cuando responda a motivos médicos o de seguridad. Un sistema prohibido no se vuelve lícito por haber sido explicado a la plantilla.

Responsabilidad y consecuencias del incumplimiento

El Real Decreto no crea un catálogo sancionador propio. El incumplimiento debe conectarse con los regímenes aplicables. El artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social tipifica como infracción leve no informar por escrito sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución en los términos y plazos reglamentarios. El artículo 40.1.a) prevé para las infracciones leves en materia de relaciones laborales multas de 70 a 750 euros, según su grado.

Esta cuantía no refleja por sí sola la exposición total. El mismo proyecto puede generar responsabilidades diferentes si vulnera derechos fundamentales, produce una decisión discriminatoria, infringe el RGPD, incumple obligaciones del Reglamento de Inteligencia Artificial o conduce a una decisión laboral inválida. Cada régimen tiene sus presupuestos, autoridades y consecuencias. La entrega de información es una pieza del cumplimiento, no un salvoconducto.

Qué deberían hacer ya las organizaciones

El decálogo propuesto es útil si se presenta como un programa de cumplimiento integrado. Solo algunas medidas aparecen literalmente en el Real Decreto; las demás permiten cumplirlo y atender obligaciones paralelas del Reglamento de Inteligencia Artificial, el RGPD, el Estatuto de los Trabajadores y la normativa preventiva.

Un plan de acción antes del 5 de octubre

• Primero identificar todos los sistemas que intervienen en decisiones laborales, incluidos módulos activados dentro de aplicaciones de nómina, selección, productividad, turnos o gestión de desempeño.
• Segundo preparar la información del artículo 3.2.k) para nuevas contrataciones y un expediente de respuesta para solicitudes de relaciones ya vigentes.
• Tercero establecer un circuito de cambios que impida modificar reglas, variables o usos sin revisar la comunicación laboral, la evaluación de impacto, la información al comité y los controles del Reglamento de IA.
• Cuarto revisar los contratos con proveedores. Si la empresa no puede conocer ni explicar cómo funciona una herramienta que determina condiciones laborales, tendrá dificultades para cumplir una obligación que recae sobre ella.
• Quinto formar a quienes despliegan, supervisan o utilizan los resultados. La alfabetización en materia de IA del artículo 4 del Reglamento europeo requiere medidas adaptadas a los conocimientos, la experiencia y el contexto de uso.
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La transparencia como condición de una decisión laboral defendible

El Real Decreto 723/2026 convierte la transparencia algorítmica en una parte ordinaria de la documentación laboral. Su aportación principal no reside en clasificar tecnologías ni en decidir qué usos están permitidos, sino en impedir que una persona desconozca que sus condiciones de trabajo dependen de reglas automatizadas y cuáles son esas reglas en términos comprensibles.

La respuesta empresarial no debería limitarse a añadir una cláusula estándar al contrato. La obligación exige conocer el sistema, relacionarlo con decisiones concretas, explicar su funcionamiento y mantener actualizada la información. Ese trabajo servirá además para detectar incompatibilidades con el Reglamento de Inteligencia Artificial, el RGPD, la igualdad y la prevención de riesgos antes de que se traduzcan en una reclamación o en una decisión laboral difícil de justificar.

El plazo transitorio de treinta días hábiles refuerza la urgencia. A partir del 5 de octubre, cualquier persona con una relación vigente podrá solicitar la información que no tenga. La organización que empiece entonces a preguntar a sus proveedores qué algoritmos utiliza llegará tarde. El cumplimiento comienza con un inventario fiable y termina con una gobernanza capaz de explicar y revisar cada decisión asistida por tecnología.

Fuentes

• Real Decreto 723/2026 en el Boletín Oficial del Estado
• Estatuto de los Trabajadores
• Reglamento de Inteligencia Artificial
• Reglamento General de Protección de Datos
• Directiva sobre condiciones laborales transparentes y previsibles
• Ley de Prevención de Riesgos Laborales
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social

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